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Preguntas Más Frecuentes

¿Qué es gestión documental?

La gestión documental es el tratamiento de la documentación generada por una organización en el ejercicio de sus actividades, independientemente de su soporte, desde el momento de su creación o incorporación al sistema, hasta su eliminación. La gestión documental hace énfasis en la reutilización de la documentación a través de los cambios o actualizaciones (control de versiones) asociados a los responsables de los mismos.

 

¿Cuál es la importancia de un sistema de gestión documental?

La gestión documental ha ido ganando importancia en las organizaciones a medida que iban creciendo los volúmenes de datos no estructurados, se sofisticaban los formatos de los archivos (en Internet y en las intranets corporativas) y la presión normativa exigía una transparencia y control crecientes respecto a los documentos que genera y maneja una empresa.

Su carácter crítico radica en que una buena gestión documental en la empresa permitirá que los empleados, colaboradores y socios accedan a la información precisa que necesitan y en el momento oportuno, sin tener que malgastar su tiempo en búsquedas titánicas.

La gestión documental está relacionada con el concepto más amplio de gestión del conocimiento, que no significa otra cosa que la capitalización de la experiencia, ideas y destrezas de los integrantes de una organización para su reutilización en los procesos de negocio, aunque las personas que originaron este conocimiento hayan cambiado de puesto o hayan abandonado la empresa.

 

¿Cuáles son los principios de un sistema de gestión documental?

La gestión documental asegura a la empresa:

  • Mantener la memoria institucional y corporativa
  • Dirigir los negocios de forma eficiente
  • Apoyar y sustentar decisiones en la organización
  • Cumplir con los requisitos legales en inspecciones y auditorías.
  • Son la base para la gestión del conocimiento

 

¿Qué es un Sistema de Control de Documentos?

Son aquellos sistemas que se utilizan únicamente para almacenar documentación electrónica proveniente de digitalización (escaneo) de documentos físicos o de documentos electrónicos en formatos tales como Word, Excel o PDF.

 

¿Qué es Qwebdocuments?

Qwebdocuments es una solución de tipo sistema de gestión documental (SGD) que permite el manejo electrónico de los documentos y registros utilizando las herramientas de correo electrónico y suites ofimáticas más populares del mercado mediante la creación de tareas (flujos de trabajo) que involucran a los distintos niveles o grupos dentro de la organización. Asimismo Qwebdocuments posee una configuración básica para empresas que solo quieren el control y no la gestión de su documentación.

 

¿Porque Qwebdocuments?

Qwebdocuments dinamiza las tareas de creación, revisión, aprobación y publicación de documentos en un repositorio único, facilitando la consulta de los mismos al resto de la comunidad de usuarios a través de la red de la empresa bien sea por intranet, extranet o internet.

 

¿Qué tipo de SGD es Qwebdocuments?

Qwebdocuments es un SGD nativo web, es decir, que tiene como base de trabajo un navegador o explorador. Qwebdocuments solo se instala en el servidor principal y se publica como cualquier página web de internet, permitiendo a cualquier usuario conectarse a él mediante los navegadores más populares del mercado.

 

¿Cuáles son las herramientas de desarrollo de Qwebdocuments?

Qwebdocuments ha sido desarrollado utilizando las siguientes herramientas:

  • Java
  • Jscript
  • HTML
  • JSP

 

¿Cuáles son las plataformas de funcionamiento de Qwebdocuments?

Servidor

Sistemas operativos: Windows 2003 Server / Linux
Web servers: Apache-Tomcat
Manejador de correos: Microsoft Outlook
Manejador de base de datos: MSsql Server / PostgreSql

Pc clientes.

Sistemas operativos: Windows xp / Linux
Suites ofimáticas: Microsoft Office / Open Office
Cuentas de correo: Microsoft Outlook / Gmail, Hotmail
Navegadores: Internet Explorer 7+ / Firefox

 

¿Qué tipo de documentos maneja Qwebdocuments?

Qwebdocuments es capaz de gestionar documentos en Word, Excel, Powerpoint, Writer, Calc, Impress, PDF, JPG, BMP, Visio, Auto Cad y otros.

 

¿Puede Qwebdocuments gestionar mi inventario actual de documentos?

Si. Qwebdocuments es capaz de incorporar sus documentos actuales, organizarlos, etiquetarlos, distribuirlos y publicarlos en la base de datos de su preferencia.

 

¿Puede Qwebdocuments gestionar la codificación que maneja mi empresa?

Si. Cada documento posee una ficha de identificación y entre los datos más importantes se encuentra el código del documento. Este código puede ser asignado de manera automática siguiendo las reglas de negocio (configuración) establecidas en la carpeta o proceso que lo contiene. Estas reglas incluyen: el código de prefijo (alfabético, numérico o alfanumérico), el consecutivo y el tipo de codificación (manual o automática).

 

¿Puede Qwebdocuments gestionar el versionamiento de mis documentos?

Si. Otro dato importante dentro de la ficha del documento es el tipo de versionamiento (numérico/alfanumérico) y el código de versión. Cuando se realiza una modificación del documento, Qwebdocuments revisa las reglas de negocio establecidas por la empresa y asigna de manera automática la nueva versión.

 

¿Qwebdocuments maneja alertas por vencimiento?

Si. Qwebdocuments envía alertas por vencimiento para los siguientes tipos de eventos:

  • Vencimiento de documento publicado
  • Vencimiento de tarea de flujo de trabajo

Qwebdocuments envía un mensaje de correo al propietario del documento para avisarle que el documento está próximo a vencerse para que se proceda a la revisión y actualización del mismo.

 

Mi empresa tiene un proyecto de digitalización de documentos, ¿puede Qwebdocuments incorporarlos a su base de datos?

Si. Qwebdocuments posee dos mecanismos de entrada de documentos; individual y masivo. Mediante el proceso individual se pueden ir escaneando e incorporando los documentos en el momento que vayan llegando.
La otra manera es realizar el proceso de escaneo por lotes e incorporándolos de esa misma manera en el sistema.

 

Si tengo documentación que cambia constantemente de contenido, ¿cómo Qwebdocuments me ayuda a mantenerla al día?

Qwebdocuments posee módulos distintos componentes para facilitar el proceso de actualización de contenido dentro de la documentación de la empresa:

  • Seguridad de grupos y usuarios
  • Bloqueo, desbloqueo y edición de documentos
  • Participación de revisores y aprobadores del documento mediante flujos de trabajo
  • Mensajes de correo
  • Alertas por vencimiento
  • Sustitución de versión obsoleta por versión aprobada
  • Publicación en la lista maestra de documentos de la empresa.

Cuando el contenido de un documento debe ser actualizado el propietario del mismo puede optar por bloquearlo para editarlo en su formato nativo (Word, Excel, Power Point, etc.). Seguidamente puede crear flujos de trabajo de revisión o de aprobación que integren a otros usuarios a la responsabilidad en los cambios del documento. Para informar a cada participante Qwebdocuments les envía un mensaje de correo electrónico que quedara en el buzón respectivo. Qwebdocuments envía recordatorios al acercarse la proximidad del vencimiento de la tarea iniciada. Cada interacción de los participantes asi como sus observaciones es grabada en el sistema en el registro de historia del documento a efectos de mantener una traza auditable. Una vez obtenida la aprobación por parte de todos los participantes Qwebdocuments procede a sustituir la versión actual por la nueva dejando aquella como obsoleta.

 

¿Qué clase de documentos puede gestionar Qwebdocuments?

En Qwebdocuments se puede gestionar cualquier clase de documentos, tales como:

  • Manuales
  • Procedimientos
  • Instrucciones de trabajo
  • Perfiles de cargo
  • Formularios
  • Plantillas
  • Registros
  • Informes
  • Minutas
  • Balances
  • Presupuestos
  • Facturas
  • Requisiciones
  • Órdenes de compra
  • Pólizas, recibos
  • etc.

 

¿Cómo puedo manejar mi estructura documental en Qwebdocuments?

La estructura documental es una representación grafica de la organización de la documentación de acuerdo a las políticas de gestión documental de la empresa. Esta representación grafica se maneja en forma de iconos que representan:

  • Nodo principal: nombre de la empresa o del grupo de empresas.
  • Localidad: ubicación geográfica de la sede principal de la empresa y de las sedes de esta.
  • Procesos: unidades organizativas auditables.
  • Carpetas: contenedor de documentos y registros.
  • Subcarpetas: sub-contenedor de documentos y registros.

Usted puede organizar su documentación según sus necesidades o requerimientos particulares:

  • Según el organigrama de la empresa.
  • Por ubicaciones geográficas o localidades.
  • Por los procesos existentes en la empresa.
  • etc.

 

¿Cómo se maneja la seguridad de los documentos en Qwebdocuments?

Una vez definida la estructura documental se procede a asignar o denegar el acceso de usuarios o grupos de usuarios a cada icono representativo dentro de ella. Si se requiere de mayor detalle Qwebdocuments permite controlar las operaciones permitidas sobre cada documento.
Dentro de las operaciones más comunes están:

  • Ver contenedor
  • Ver documento
  • Modificar documento
  • Imprimir documento
  • Generar flujos de trabajo
  • Participar en flujos de trabajo
  • Entre otras.

 

¿Qué tipo de flujos de trabajo puede gestionar Qwebdocuments?

Qwebdocuments puede gestionar flujos de trabajo de revisión de aprobación y de impresión.

  • Un flujo de trabajo de revisión permite a los participantes revisar un documento y colocar sus observaciones, esto no altera el estado del documento.
  • Un flujo de trabajo de aprobación puede modificar el estado del documento (documento aprobado) e incluso puede publicarlo en la lista maestra.
  • Un flujo de trabajo de impresión permite o niega la solicitud de impresión de un documento por parte de un usuario no propietario del mismo.

 

¿Qué es la lista maestra?

La lista maestra son los documentos de la empresa que han sido revisados y publicados mediante procesos de flujos de trabajo de uno o varios participantes. Cada documento corresponde a la última versión aprobada, de esta forma se asegura que toda la comunidad de usuarios dispondrá de una sola versión para sus consultas.

 

¿Qué sucede con las versiones anteriores (obsoletas) de los documentos?

Las versiones anteriores son clasificadas y grabadas en el contenedor correspondiente para que puedan ser consultadas por el propietario del mismo. Es necesario acotar que cada vez que se cambia una versión del documento la misma pasa a estado OBSOLETO y es removida de la Lista Maestra en forma automática.

 

¿Qué son documentos relacionados?

Son referencias externas que tiene un documento con otro(s) de su misma especie, clase origen o condición. Para evitar repetir la información de un documento especializado Qwebdocuments permite relacionarlo con otro documento al que se le hace referencia o es nombrado. Por ejemplo: el manual de seguridad y protección de la empresa puede referencia al procedimiento de contingencia de incendios y terremotos. En consecuencia el usuario podrá consultar el procedimiento en caso de que así lo requiera y cada documento conserva su independencia.

 

¿Cómo protege Qwebdocuments la integridad de la documentación aprobada y/o publicada?

Qwebdocuments otorga todos los privilegios a los propietarios de cada documento y estos a su vez pueden extenderlos a otros usuarios. Por otra parte durante el proceso de flujo de trabajo Qwebdocuments no trabaja con el documento origen sino con una copia protegida del mismo (a menudo en formato PDF) para evitar cambios no autorizados. Esto sucede igual para las operaciones de consulta y visualización del documento.

 

¿Puede Qwebdocuments apoyarme en mis procesos de obtención de certificación?

Si. Qwebdocuments ha servido de apoyo en los procesos de certificación referidos a inspecciones, auditorías internas, auditorias de proveedor, auditorias ISO, auditorias BPM entre otras.

 

¿Qué beneficios se obtienen con Qwebdocuments?

Podemos identificar beneficios de tipo organizacional y beneficios económicos:

Beneficios organizacionales

  1. Inventario de documentos de la empresa
  2. Lista maestra actualizada
  3. Facilidad de ubicación de la documentación
  4. Fiabilidad del contenido de cada documento
  5. Conocimiento y mejoramiento de los procesos de la empresa
  6. Mejora preparación para enfrentar procesos de certificación
  7. Seguridad de la información que maneja la empresa
  8. Eliminación de las copias circulantes no autorizadas
  9. Integración de los responsables directos e indirectos de la documentación
  10. Ayuda a la empresa a demostrar su interés por mantener el medio ambiente

Beneficios económicos:

  1. Reducción de gastos de papelería.
  2. Reducción de gastos de impresión, reimpresión y fotocopiado.
  3. Reducción de gastos en tinta, tóner, cintas etc.
  4. Reducción de los tiempos de revisión, aprobación e impresión de documentos

 

¿Qué versiones posee Qwebdocuments y cuáles son sus diferencias?

Qwebdocuments posee 5 versiones las cuales se diferencian entre sí en la cantidad de módulos que las conforman y cantidad de mínimo de usuarios. Cada versión está diseñada para adaptarse a las necesidades de nuestros clientes así como al alcance de su presupuesto. (Ver Versiones)

 

¿Existe la posibilidad de hacer upgrade entre versiones?

Si. Usted puede optar por ir de una versión menor a una versión mayor de Qwebdocuments, solo debe tomar en cuenta los requerimientos mínimos de licenciamiento, mantener activo el contrato de mantenimiento y soporte y pagar la diferencia entre versiones.

 

¿Qué pasa con las mejoras del producto, como puedo obtenerlas?

Qwebdocuments está en constante revisión, mejora y crecimiento. Nuestro equipo de soporte y desarrollo trabaja cada día en la optimización del producto y su funcionalidad, basados en la interacción con nuestra comunidad de usuarios.
Cuando se publican mejoras en el producto nuestros clientes son los primeros beneficiados ya que recibirán, sin costo, las mismas. Para ello se requiere tener al día el contrato de mantenimiento y soporte del producto.

 

¿Cuáles son los componentes de un proyecto Qwebdocuments?

Licenciamiento, contrato anual de mantenimiento y soporte y consultoría de proyectos.
El licenciamiento se refiere por una parte a la instalación del sistema en el servidor asignado por el cliente y por otra la cantidad de accesos simultáneos adquiridos (usuarios conectados a la aplicación).
El contrato de mantenimiento y soporte incluye el derecho a recibir las mejoras, cambios, optimizaciones del sistema cuando estén disponibles. De igual forma otorga al cliente el derecho a recibir asesoría mediante tickets de atención.
La consultoría de proyectos cubre los aspectos referidos a:

  • Instalación y certificación de ambiente.
  • Configuración básica.
  • Entrenamiento.
  • Seguimiento o coaching.
  • Cierre de proyecto.

 

¿Qué tipo de entrenamiento existe para Qwebdocuments?

Existen 3 tipos de entrenamiento:

Entrenamiento para el Administrador del Qwebdocuments.

El usuario Administrador normalmente es el líder funcional encargado de la configuración final del sistema a nivel de parámetros, permisos, grupos de usuarios, prefijos de los documentos, definición de las localidades e interrelación, flujos de trabajo etc.

Entrenamiento para los usuarios finales de Qwebdocuments.

Los usuarios finales son los encargados de alimentar, buscar, actualizar y consultar el sistema de gestión documental creado dentro de la empresa.

Entrenamiento para el área de tecnología de la empresa

Esta actividad está dirigida a los operadores y técnicos de sistemas de la organización con la finalidad de darles a conocer el entorno de utilizado por Qwebdocuments a nivel de hardware y software así como las actividades de instalación, entonación y migración masiva.

 

¿Cuánto tiempo necesita Qwebdocuments para su implementación?

Eso depende de diversos factores, tales como:

  • Disponibilidad de los recursos humanos asignados al proyecto.
  • Disponibilidad de los equipos (servidores, red, Intranet) y capacidad de los mismos según los requerimientos de hardware y software.
  • Estado actual del sistema de gestión documental de la empresa. Existencia de procedimientos, normas, instrucciones de trabajo, manuales, perfiles de cargo, etc.
  • Inventario documental preciso.
  • Estado de Normalización de los documentos, formularios, registros, plantillas, manuales, etc.
  • Versión de Qwebdocuments que se desea implementar.

Esta información es recolectada en un documento que se le envía a su empresa llamado LEVANTAMIENTO
DE INFORMACION INICIAL (LDI), el cual nos permite estimar la cantidad de horas de consultoría necesarias para implementar el sistema.

 

¿Cuál es la versión de Qwebdocuments más apropiada para mi empresa?

Eso depende de las siguientes variables:

  • Tipo de proyecto de gestión documental o control documental.
  • Edición de documentos local (LAN) remota (Internet)
    • Para empresas que en la actualidad han empezado a digitalizar su documentación y/o controlar los documentos generados en suites ofimáticas tales como MsOffice u OpenOffice y que desean aprovechar su estructura actual de redes (LAN) la versión mas apropiada seria Oficina sin papel. Sin embargo si la empresa además de lo anterior requiere actualizar la documentación a través de la participación de uno o más usuarios en procesos de revisión y aprobación de documentos (flujos de trabajos) le será más conveniente optar por las versiones superiores.
    • Para aquellas empresas que manejan localidades remotas en las que los usuarios solo utilizaran las herramientas de consulta de documentos o participación en flujos de trabajo de revisión, aprobación o impresión les bastara las versiones, Micro Empresa o Pyme Básica, pero si desean que las localidades remotas puedan editar documentos deberán adquirir las versiones Pyme Avanzada o Profesional.
    • Si aun tiene dudas acerca del tipo de versión, consulte a nuestros asesores comerciales quienes le ayudaran a encontrar la solución que más se ajuste a sus necesidades.