Modulos de Qwebdocuments

Bandeja de Entrada

Este módulo le permitirá mantenerse informado sobre las tareas o actividades pendientes que tiene el usuario activo. De esta forma podrá fácilmente actualizar sus documentos o responder a los flujos de trabajos en los que ha sido incluido como participante.

Estructura

Qwebdocuments permite generar en forma gráfica la estructura documental de su empresa. La misma puede crearse a imagen del organigrama o mediante la identificación de los diferentes procesos que maneja la empresa o por cualquier otra característica que la empresa posea.

Administración

Qwebdocuments facilita la configuración de las "reglas del negocio" a través de la utilización de parámetros relacionados con la forma en que la empresa maneja sus procedimientos documentales. Esta flexibilidad otorga al Administrador del sistema el control total sobre las operaciones y el comportamiento de Qwebdocuments en consonancia con las necesidades de la empresa.

Flujos de Trabajo

Este módulo permite enlazar actividades y responsables asociadas a la actualización de la documentación de la empresa. Mantiene conectados a todos los involucrados directa e indirectamente en las operaciones de creación, revisión, aprobación e impresión controlada de documentos.
Qwebdocuments utiliza su plataforma de correo para informar al equipo de trabajo sobre las actividades que tiene pendientes para cada caso, con ello se evita estar "corriendo" a última hora para obtener una firma de conformidad.

Lista Maestra

Con Qwebdocuments la generación de la "lista maestra" de documentos Publicados es una actividad automática, pero adem ás este módulo otorga a los usuarios de distinto nivel o localidad poder encontrar rápida y fácilmente la documentaci ón requerida. Qwebdocuments posee un motor de búsqueda y diferentes filtros de selección que permitirán localizar la información en tiempo real y con la seguridad de estar tomando la última versión aprobada del documento.

Búscar

Al igual que el módulo publicados este módulo posee un motor de búsqueda de documentos de cualquier tipo, estado o condici ón con lo cual amplía las posibilidades de encontrar información en todo el sistema.

Mensajes

Qwebdocuments facilita la comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo mediante el envío y recepción de correos que los mantienen informados sobre el estado de sus actividades. Para ello no es necesario estar on-line ya que este módulo envía los mensajes a la cuenta de correo principal del usuario.

Documentos y Registros

Qwebdocuments permite reutilizar su documentación actual incorporarla y publicarla en la lista maestra sin la necesidad de reescribir y adaptándose a la codificación que maneja la empresa.
Además permite incorporar plantillas y formatos para facilitar la generación de registros, los cuales pueden ser incorporados en flujos de trabajo.

Flujos de Trabajo Avanzados

Permite la pre-configuración de flujos de trabajo en los que se pueden incluir mas de una actividad y responsable. Estos flujos pueden ser reutilizables por el equipo de trabajo.

Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas (SACOPs)

Este módulo permite que cualquier usuario con acceso a Qwebdocuments pueda elaborar un registro contentivo de: Sugerencias, Quejas, Reclamos acerca de un proceso, Servicio, Producto con el cual no esta conforme o que afecte su propio desenvolvimiento. De igual forma se pueden crear SACOPs cuyo origen sea externo, bien sea de un cliente, proveedor o relacionado. SACOPs, también puede ser utilizado para gestionar las no conformidades producto de eventos tales como inspecciones, auditorias, certificaciones etc. Los registros generados contienen el detalle de la no-conformidad, responsable, la posible causa, una fecha de resolución sugerida y un documento relacionado, si fuera necesario. SACOPs utiliza los módulos de mensajes y flujos de trabajo para mantener informados y enlazados a todos los involucrados en la no conformidad hasta su resolución o cierre.

Qwebdocuments Conexión VPN

En su versión básica Qwebdocuments puede ser accesado desde conexiones LAN (Red Interna) o mediante la Intranet de la empresa utilizando como medios de comunicación la red, una conexión a Internet y una página Web.
Mediante el módulo de conexión VPN se amplia la capacidad de mantener en contacto al grupo de trabajo de la empresa ya que permite conectarse al sistema a través de una conexión Internet utilizando una dirección IP fija. Esta conexión tiene la ventaja de que se pueden utilizar los servicios gratuitos de conexión VPN tales como NoIP.com. y de que no necesita una página Web para su funcionamiento.

Estadísticas de Usuario

Todo sistema de gestión documental requiere de la activa participación de los usuarios encargados de las actividades de creación, revisión, aprobación, impresi ón, publicación de documentos a través de flujos de trabajo. AsÍ mismo las actividades relacionadas con el módulo de Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas (SACOPs) tienen responsables encargados de su creación, seguimiento, ejecución y cierre de las mismas. El módulo de Estadísticas de Usuario, genera una serie de reportes en donde se pueden analizar las actividades realizadas, o no, de los usuarios en un periodo de tiempo determinado.

Expediente

Un expediente podrá contener varios documentos y estos a su vez pueden pertenecer a diferentes usuarios, estar ubicados en nodos diferentes de la estructura y encontrarse en diversos status. Es decir, este módulo permite la inclusión y organización de documentos de diverso origen en un contenedor denominado Expediente, el cual permite la visualización de un documento único en formato protegido.